电子发票的纸质打印件只是信息载体。用于报销入账归档时，不能因为已经打印就删除原电子文件；还要把发票与审批、记账凭证和业务资料建立可检索关系。
案例：同一张1,200元电子发票怎样防止重复报销
员工提交一张1,200元电子发票，同时上传PDF原文件并打印纸质件。财务以发票号码建立唯一记录，关联报销单BX-0918和记账凭证记-0925。若另一位员工再次提交同号码发票，查重台账应提示已入账，不能再报销1,200元。
有效报销次数 = 1重复提交金额1,200元不得再次入账至少保存哪些文件
| 资料 | 建议字段 | 核对目的 |
|---|---|---|
| 电子发票原文件 | 号码、日期、金额、文件哈希或路径 | 保留原始电子凭证 |
| 报销审批 | 报销人、用途、审批链 | 说明业务与责任 |
| 记账凭证 | 凭证号、科目、入账日期 | 建立账证关系 |
| 查重台账 | 发票号码、状态、关联单号 | 避免重复报销 |
归档前检查
- 原电子文件可打开、可检索且未被随意改写；
- 打印件使用时仍同步保存电子发票；
- 发票与合同、验收、付款、审批及记账凭证关联；
- 建立备份、防篡改和权限控制；
- 按单位档案制度确定保管期限与移交流程。
会计档案管理办法允许在满足真实有效、可读取输出、防篡改、备份等条件时仅以电子形式归档，并不等于把文件散放在聊天记录或个人邮箱即可。
常见问题
把电子发票截图保存下来可以替代原文件吗？
不建议。截图可能缺少完整票面信息、签名或可核验数据，应保存开票方或平台提供的电子发票原文件，并按单位制度关联报销和记账资料。
权威依据
政策核对日期：2026-09-18。实际处理以真实业务、完整凭证和主管部门要求为准。